Zastanawiasz się, jak powinno wyglądać udane spotkanie biznesowe? Warto je dobrze zaplanować, zwracając uwagę na każdy szczegół. Podpowiadamy, o co należy zadbać, aby spotkanie przyniosło dla firmy oczekiwane korzyści. Zobacz cenne wskazówki, jak się przygotować.
Spotkanie biznesowe – każdy szczegół ma znaczenie
Na spotkaniach biznesowych omawia się zwykle ważne dla obu stron kwestie – jak założenia i cel współpracy, terminy realizacji zadań, finansowanie projektu. Jest to szansa na pozyskanie nowych klientów i podpisanie ważnej umowy, rozwoju współpracy, ale też możliwość umocnienia wizerunku firmy.
Znaczenie ma każdy szczegół – miejsce spotkania, powierzchność i kultura osobista prowadzącego spotkanie, a także wykorzystanie zarówno tradycyjnych nośników przekazu – jak m.in. wizytówki – jak i nowych technologii. A zatem – jak się przygotować na spotkanie biznesowe?
Zadbaj o przygotowanie merytoryczne
Spotkanie biznesowe ma szansę przynieść oczekiwane korzyści, jeśli zadbasz o jego profesjonalną organizację. Ważne są zarówno kwestie merytoryczne, jak i ich zaprezentowanie. Prowadzący spotkanie powinien być możliwie najlepiej przygotowany, rzeczowo odpowiadać na pytania, rzetelnie argumentować i przekonywać do swoich racji. Dobre przygotowanie merytoryczne to klucz do sukcesu, czyli zbudowania relacji z klientem – pierwsze wrażenie jest zwykle najważniejsze.
Tradycyjne nośniki reklamy jak drobne upominki
Trzeba też pamiętać o tradycyjnych nośnikach informacji – spotkania biznesowe to świetna okazja, aby przekazać swoje wizytówki, a także wręczyć kontrahentom drobne upominki. Mogą to być kalendarze na biurko, notesy czy pendrive’y z logo firmy. Będą one lokować i skutecznie umacniać markę w świadomości klientów.
Pozwolą one pozostawić po sobie dobre wrażenie po zakończeniu spotkania biznesowego. Dobre wrażenie zrobi na uczestnikach także przekazanie, np. mejlowo albo na pendrive’ach z logo firmy, podsumowania i kluczowych materiałów.
Gościnne przyjęcie
Ważne jest też, gdzie spotkanie zostanie zorganizowane – może to być profesjonalna sala konferencyjna, znana restauracja albo nasze biuro. Najważniejszą kwestią jest jednak gościnność – zadbaj o wygodę i dostęp do napojów, przekąsek lub ciepłych posiłków. Żadne spotkanie nie obejdzie się też bez sprawnego ekspresu do kawy.
Dress code ma znaczenie
Przygotowanie merytoryczne i kompetencje to część wizerunku, ale ważna jest też prezentacja swojej osoby. Znaczenie mają gesty, mimika, ton głosu, a także ubiór. Na zrobienie pozytywnego pierwszego masz kilkadziesiąt sekund. Na spotkanie biznesowe skompletuj stylizację w stonowanych kolorach, postaw na klasykę oraz minimalizm – np. schludny garnitur. Wszystko zależy od charakteru spotkania, relacji z kontrahentami oraz ogólnie przyjętego dress code’u – czasami można pozwolić sobie na większą swobodę.
Kwestie techniczne – korzystaj z możliwości technologii
Warto posiłkować się także różnymi narzędziami i nowoczesnymi technologiami, aby skupić uwagę uczestników – dobrym pomysłem są prezentacje multimedialne, grafiki czy filmy. Przydatna może też być tablica interaktywna – wszystko zależy od przekazu. Aby nie tracić czasu i nie przedłużać spotkania, należy wcześniej upewnić się, że sprzęt działa prawidłowo, wszystko podłączyć, sprawdzić dostęp do Internetu i przekazać gościom hasło do sieci.
